Toute personne (ci-après dénommée le « Client ») visitant et/ou utilisant le site internet [www.mutatis.legal] (ci-après dénommé « Site ») ou utilisant nos services, divulgue un certain nombre de données personnelles. Les données personnelles sont des informations qui nous permettent de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

Nous collectons et traitons vos données personnelles conformément à la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (« Loi vie privée ») et le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement » ou « RGPD »).

En utilisant le Site ou nos services, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et accepte expressément la collecte et le traitement de vos données personnelles de la manière décrite dans ce document.

Nous nous réservons le droit d’apporter à tout moment des modifications à notre Politique de confidentialité.

2.1. Le responsable du traitement

Mutatis est le responsable du traitement et détermine les données personnelles qui sont collectées, les finalités et les moyens du traitement.

2.2. Le(s) sous-traitant(s)

Mutatis est libre de faire appel à des sous-traitants. Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données personnelles à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données et agit toujours sur instruction de responsable du traitement.

Mutatis recourt aux sous-traitants suivants : Squarespace, Google Analytique, Cegid, Cloud Sage Demat, Kleos.

Conformément à la Loi Vie Privée et au RGPD, nous traitons vos données personnelles sur base des fondements juridiques suivants :

• Sur base de l’exécution du contrat auquel vous êtes partie ou des mesures contractuelles prises à votre demande pour l’utilisation de notre Site et la fourniture de nos services et/ou produits.

• Sur base de nos obligations légales pour tout ce qui concerne la gestion de la relation contractuelle, notamment la facturation.

• Sur base de notre intérêt légitime pour l’envoi d’informations et de newsletters à nos clients.

• Sur base de votre consentement exprès pour l’envoi d’offres promotionnelles (marketing direct).

Le traitement de vos données personnelles est limité à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies par Mutatis. Ci-dessous, sont énumérées les catégories de données concernées par le traitement :

• Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse)

• Données de contact (numéro de téléphone et adresse mail)

• Données d’identification financière (coordonnées bancaires)

• Données d’identification électronique (adresse IP, localisation, cookies)

En outre, nous utilisons des cookies en vue de reconnaître l’Utilisateur et de lui offrir une expérience d’utilisation personnalisée, de mémoriser ses choix et de détecter et corriger les éventuelles erreurs présentes sur le Site. Pour plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies, nous vous invitons à consulter notre Politique des cookies.

Mutatis recueille vos données personnelles dans le seul objectif de vous fournir une expérience d’utilisation optimale, personnalisée et en toute sécurité. Le traitement de vos données personnelles est donc essentiel au bon fonctionnement du Site et à la fourniture de nos services. Si des données font défaut, sont erronées ou incomplètes, Mutatis se réserve le droit de suspendre ou d’annuler certaines opérations.

Mutatis s’engage à traiter vos données personnelles exclusivement aux fins suivantes :

• Gestion de la clientèle : administration de la clientèle, facturation, suivi de la solvabilité, envoi de newsletters.

• Gestion des contentieux.

• Protection contre la fraude et les infractions.

• Marketing et publicité personnalisés si vous y avez expressément consenti. Dans ce cas, vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment.

En visitant notre Site, certaines données sont collectées à des fins statistiques. Ces données nous permettent d’optimaliser votre expérience d’utilisation. Il s’agit de votre adresse IP, de la zone géographique de consultation, du jour et de l’heure de consultation, et des pages consultées. En visitant le Site, vous acceptez expressément la collecte de ces données à des fins statistiques.

Vos données personnelles sont destinées à être utilisées exclusivement à des fins internes. Vos données personnelles ne seront donc pas vendues, transmises ou communiquées à des tiers, sauf consentement préalable de votre part.

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne sont plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

8.1. Garantie d’un traitement loyal et licite

Vos données personnelles sont toujours traitées conformément aux fins légitimes explicitées au point 5. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non-excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

8.2. Droit d’accès

Si vous êtes en mesure de prouver votre identité, vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ainsi vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquelles les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.

8.3. Droit de rectification

Les données personnelles inexactes ou incomplètes peuvent être corrigées. Soit directement par l’Utilisateur soit en nous faisant la demande par écrit.

8.4. Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les hypothèses suivantes :

Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités ;

Vous retirez votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement ;

Vous avez valablement exercé votre droit d’opposition ;

Vos données ont fait l’objet d’un traitement illégal ;

Vos données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

8.5. Droit à la limitation du traitement

Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment en cas de contestation quant à l’exactitude des données, si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou le temps nécessaire à Mutatis pour vérifier que vous pouvez valablement exercer votre droit à l’effacement.

8.6. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, de profilage ou aux fins de l’intérêt légitime du responsable du traitement. Mutatis cessera le traitement de vos données personnelles, à moins qu’elle ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs légitimes impérieux en faveur du traitement qui prévalent sur votre droit d’opposition.

8.7. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. A votre demande, ces données peuvent être transférées à un autre prestataire, à moins que cela ne soit techniquement impossible.

8.8. Droit du retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles, par exemple à des fins de marketing direct.

Pour exercer vos droits, vous devez nous envoyer une demande écrite et une preuve d’identité par mail à hello@mutatis.legal. Nous y répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard un (1) mois après réception de la demande.

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par Mutatis, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).